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Grupo Boticário

Planejamento de Demanda e Operações Planejamento e programação da produção




Planejamento e programação da produção Empresa

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O Grupo Boticário desenvolve e produz cosméticos e itens de perfumaria divididos em quatro unidades de negócio: O Boticário, Eudora, Quem disse Berenice? e The Beauty Box. Emprega 6 mil colaboradores diretos e está presente em 1.750 municípios brasileiros, além de outros sete países. As quatro unidades de negócio atuam em plataformas multicanais (lojas, e-commerce e venda direta). Somadas contam com 3.755 lojas, sendo que 248 foram abertas somente em 2013.   A rede de franquias da marca O Boticário é a maior do Brasil, segundo a ABF - Associação Brasileira de Franchising e a maior do mundo em cosméticos, segundo o Instituto Euromonitor International.
 

A planta de São José dos Pinhais, no estado do Paraná, concentra a única fábrica em operação (uma nova está iniciando operação no estado da Bahia), além de escritórios corporativos onde emprega cerca de 4.000 colaboradores na fabricação de 315 milhões de produtos das linhas de Cremes, Hidro e Maquiagens por ano.

 

Desafio

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Alguns anos após o bem sucedido projeto de implantação do software Preactor (destinado ao atendimento das necessidades de planejamento da produção a partir do dimensionamento e balanceamento da capacidade dos recursos no curto e médio prazo), o Grupo Boticário passou a contar com um novo e desafiador cenário: o acelerado crescimento de seu volume de vendas associado à criação de novas unidades de negócio e novos canais de venda. Vieram, por consequência, as dificuldades em relação a gestão da produção no curto e curtíssimo prazo.

 

Orientada tipicamente em um modelo Make to Stock de produção, o Grupo Boticário despendia um grande esforço na atividade de planejamento mensal de produção e dos níveis de estoques de produtos acabados, com o objetivo de entregar um ótimo atendimento ao consumidor final, eliminando rupturas no abastecimento, e gerar níveis balanceados de estoques.
 

Entretanto, o crescimento do volume de vendas e as dificuldades na reposição dos materiais (matéria-prima e materiais de embalagem) aliados à necessidade de aumento da responsividade da cadeia às variabilidades de vendas e operações faziam com que o planejamento mensal não pudesse ser seguido de acordo com o previsto, resultando em problemas de abastecimento e atendimento às políticas de cobertura de estoque dentro do mês corrente. Enquanto alguns produtos permaneciam no estoque por longos períodos de tempo, outros não chegavam às prateleiras a tempo de suprir a demanda.

 

Nesse contexto, o Grupo Boticário optou por uma revisão completa de seus processos de planejamento, programação e controle da produção em todos os níveis. Para este novo desafio, uma renomada empresa de consultoria em análise e revisão de processos foi contratada para a construção de uma solução à 4 mãos que pudesse suprir os problemas enfrentados. Um dos resultados iniciais foi a estratificação do processo em diferentes níveis, com objetivos e limites de atuação definidos de forma clara entre eles, da seguinte forma:

•    No planejamento de médio prazo aprimorou-se o processo de planejamento colaborativo de vendas e operações já existente (S&OP – Sales & Operation Planning), com o objetivo de alinhar as metas de vendas à capacidade produtiva no médio prazo e traçar estratégias para viabilizar o cumprimento da meta de vendas;

•    No planejamento de curto prazo criou-se um novo processo de planejamento de produção e compras de materiais (GATE – Gestão de Atendimento) com o objetivo de garantir o atendimento do cliente através do balanceamento entre as variabilidades de vendas e operações no curto prazo e o cumprimento dos planos definidos pelo S&OP;

•    No planejamento de curtíssimo prazo (horizonte de curtíssimo prazo) redesenhou-se o processo de gestão de ordens de produção e sequenciamento fino da produção (GORD – Gestão de Ordens de Produção) com o objetivo de otimizar a utilização dos recursos de modo a aumentar a produtividade diária e cumprir com os objetivos determinados pelo processo anterior.
 

Definido o modelo a ser seguido, restava ainda ao Grupo Boticário estabelecer quais seriam as ferramentas utilizadas para suportar esses novos processos. Mais do que suportar o processo, as ferramentas deveriam prover agilidade e segurança à ele, permitindo aos usuários ajustar rapidamente os rumos do negócio ao longo do mês caso enfrentassem dificuldades no dia a dia.
 

Partindo da experiência inicial com o projeto realizado pela ACCERA e conhecendo o potencial da ferramenta Preactor, o Grupo Boticário decidiu investir no aprimoramento da modelagem de Planning e de Programação Fina para adaptá-las aos novos processos de GATE e GORD através do Projeto Preactor Evoluir.
 

Dentre os principais objetivos dos projetos estavam:

  • Adequar o processo de planejamento para uma visão semanal; 
  • Incorporar regras e prioridades do negócio às regras de sequenciamento da ferramenta;
  • Melhorar a performance no atendimento as políticas de coberturas de estoques; 
  • Implementar e ajustar funcionalidades que trouxessem produtividade e agilidade para o usuário;
  • Visualizar a capacidade de máquinas, ferramentas e mão-de-obra em uma visão semanal;
  • Agilizar o processo de reprogramação em casos de imprevistos;
  • Sistematizar e automatizar os processos de planejamento, programação e controle da produção.

Além desses objetivos, o projeto contou com a premissa de que ambos os níveis deveriam atuar de forma integrada entre si e ao ERP SAP como já ocorrera nos dois projetos anteriores. Importante ressaltar que os prazos seriam enxutos pois a implementação de todo o novo modelo de planejamento estava condicionada à implementação da solução Preactor.

Solução

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A construção da solução Preactor para o Grupo Boticário passou primeiramente pela definição das regras que seriam incorporadas às modelagens da ferramenta para GATE e GORD.


A modelagem de Gestão de Atendimento realiza a análise de estoques e ordens de compra com regras especiais de alocação de materiais que consideram as políticas de coberturas de estoques semanais de cada produto, a expectativa de produção das ordens dentro de cada semana e as priorizações de produção realizadas ainda no planejamento de curto prazo para determinar quais produtos são prioritários em relação ao consumo dos materiais disponíveis. 


Uma vez realizada a alocação de materiais e o sequenciamento inicial da produção no horizonte descrito, relatórios personalizados auxiliam o planejador a avaliar os níveis de estoque do período e a utilização dos recursos produtivos como máquinas e mão de obra. 


Concluída a atividade de validação de capacidade produtiva por semana no curto prazo e alocação de materiais, o processo de Gestão de Atendimento (GATE) libera o programa de produção no horizonte de curtíssimo prazo (aproximadamente duas semanas) para o processo seguinte: a Gestão de Ordens de Produção (GORD). No segundo nível da solução o objetivo do usuário é maximizar a utilização da capacidade produtiva de modo a aumentar a produtividade geral da fábrica e, ao mesmo tempo, atender a necessidade de produção passada pelo GATE. Para aproveitar ao máximo a capacidade produtiva, todos os roteiros de produção por item são importados do ERP SAP criando grupos de recursos capazes de balancear a produção. Regras de controle de mão de obra e ferramentais, igualmente, são consideradas neste sequenciamento, bem como regras especiais de sequenciamento, a exemplo de otimizações de campanhas de setup, são utilizadas para otimizar a produção. Não obstante, ainda no segundo nível, o planejador atua na gestão de calendários e manutenções dos recursos aproveitando momentos de menor ocupação das máquinas para realizar tais tarefas.


O sequenciamento estabelecido neste nível é enviado à fábrica por meio de listas de tarefas por recursos que contam não só com a sequência das operações em cada máquina, mas também com os níveis de mão de obra previstos para cada turno de trabalho, possibilitando que a própria fábrica esteja em condições de realizar eventuais balanceamentos da mão de obra disponível ao longo do dia de trabalho.


Por fim, os apontamentos de produção são realizados no ERP SAP e são integrados ao Preactor de forma automática ao longo do dia, permitindo o acompanhamento constante das informações da produção e a correção de rumos em caso de distorções em relação ao planejamento inicial.

 

Resultado

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Com o novo desenho de seu processo de planejamento e programação suportado pelo uso do Preactor no nível GATE e GORD, o Grupo Boticário conseguiu reduzir o tempo de reação da equipe de planejamento e programação, atuando com agilidade na tomada de decisão de curto prazo e na adequação da programação da produção as restrições de mão de obra e faltas de materiais entre outros.
 

Toda a mudança de processos, iniciativas de melhorias e amadurecimento do uso do Preactor possibilitaram ao Grupo Boticário o crescimento consistente em um de seus indicadores mais importantes, o APP (Atendimento ao Programa de Produção), o qual demonstra o percentual do plano de produção programado em relação ao produzido.
 

Esse indicador atingiu um crescimento médio de 68% em 2013 em relação ao valor médio no ano de 2012 e no primeiro trimestre de 2014 já acumula um crescimento médio de 17% em relação ao valor médio de 2013. Fatos que apontam o nível crescente de amadurecimento que o processo de planejamento e programação do Grupo Boticário está alcançando contando com a ajuda do Preactor.
 

Com uma programação mais efetiva, reduz-se os gastos com horas extras e mão de obra e melhora-se a ocupação e eficiência dos recursos produtivos. Com o uso do Preactor, os controles paralelos em planilhas eletrônicas foram eliminados, o que trouxe uma maior confiabilidade e agilidade do processo, possibilitando assim a tomada de decisão mais eficiente e eficaz.
 

Além disso, o sequenciamento inteligente de campanhas de setups minimiza o tempo perdido com trocas desnecessárias e o plano de manutenção preventiva passou a ficar mais alinhado com o planejamento, gerando uma vantagem competitiva para o seu negócio.

 

Depoimento

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"A nossa necessidade era de uma ferramenta personalizada que possuísse as regras do negócio, trouxesse produtividade para o usuário e permitisse a tomada de decisão com agilidade e qualidade".
Everaldo Beltrão - Gerente de Planejamento Logístico

 

“Com a utilização do Preactor alcançamos a visibilidade de duas semanas e acompanhamento diário no processo GORD, o que nos permitiu uma atuação mais veloz no planejamento e programação.”
Maria Ozélia Alves da Silveira - Coordenadora do Processo GORD

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