Planejamento Colaborativo da Demanda no Aché Laboratórios
Apresentação
Com mais de 3100 colaboradores possui duas plantas industriais. A maior delas, localizada no município de Guarulhos, na Grande São Paulo, também abriga sua sede administrativa. A segunda está instalada na região sul da capital paulista, resultado da incorporação da empresa BIOSINTÉTICA.
Com uma força de vendas de 1.400 representantes, o Laboratório Aché atua nos segmentos de Prescrição (68%), Medicamentos Isentos de Prescrição (MIP) (11%) e Genéricos (21%) e dispõe de um amplo e diversificado portfólio de medicamentos com mais de 250 marcas, em aproximadamente 600 apresentações, nas seguintes classes: Antiartrose, Antiinfecciosos, Antiinflamatórios, Cardiológicos, Dermatológicos, Endocrinológicos, Gastroenterológicos, Oncológicos, Respiratórios, Saúde Feminina, Sistema Nervoso Central e Vitaminas.
O Desafio
Em um mercado de demanda dinâmica com um volume crescente de novos produtos e novos mercados, um dos maiores desafios que as empresas estão enfrentando é a baixa qualidade nas previsões de vendas. Este cenário se reflete em estoques elevados, perda de vendas, aumento desnecessário dos custos de produção e de estoques, compras desnecessárias, compras de emergência e diversos reflexos negativos sobre o planejamento de ações futuras. Todas estes impactos influenciam diretamente na lucratividade das empresas.
Uma das possíveis respostas para entender o porquê destas dificuldades é a falta de colaboração e de sistematização de um processo de Planejamento de Demanda. As iniciativas de Sales and Operations Planning (S&OP) – Planejamento Colaborativo de Vendas de Operações contribuem neste sentido e tem o objetivo de ampliar a colaboração entre as áreas, aumentar a acurácia dos planos e balancear a capacidade com a demanda.
O ACCERA S&OP suporta todas as etapas de um típico processo de Planejamento de Demanda, possuindo interfaces específicas para cada área e um conjunto de módulos auxiliares que compõem um fluxo completo de colaboração. Desta forma, a ferramenta possibilita a construção de um plano único e consensado para gerenciar o negócio.
A ferramenta automatiza o processo de colaboração entre todas as áreas envolvidas e disponibiliza um conjunto de módulos para: 1) Prever a Demanda, 2) Planejar as Vendas, 3) Planejar a área de Operações, 4) Definir Cenário e 5) Consensar os planos de S&OP.
O Laboratório Aché, acompanhando as tendências das melhores práticas de gestão, percebeu que deveria incorporar novos conceitos de planejamento e previsão de vendas aos seus já existentes processos internos. O desafio era realizar um planejamento colaborativo de vendas entre as áreas da empresa, que contemplasse desde a projeção estatística de mercado e produto, até a reunião executiva de S&OP.
Em 2008 a empresa realizou um rigoroso processo de seleção de softwares para S&OP e selecionou a ACCERA para a implantação da sua solução.
A Solução
O projeto de implantação iniciou com uma etapa de especificação e alinhamento do ACCERA S&OP com os processos do ACHÉ. A solução foi desenha em conjunto pelas equipes do ACHÉ e dos consultores da ACCERA e assim definiu-se o escopo funcional do ACCERA S&OP que iria orquestrar todo o processo de Planejamento de Demanda, apresentado de forma resumida abaixo:
A integração entre o ACCERA S&OP e o ERP SAP é realizada através dos módulos de integração da ACCERA que utilizam Webservices e estão estruturados através de uma tecnologia SOA (Arquitetura Orientada a Serviços).
A partir daí, a ferramenta disponibiliza o módulo de Gerenciamento do Processo que é responsável pela gestão e configuração de todo o processo de colaboração. É neste módulo que são definidas as datas para cada etapa da previsão colaborativa de vendas, o workflow de todas as atividades envolvidas (desde a previsão estatística até a reunião de consenso), o controle do início e fim das atividades, além de fazer a gestão das etapas com controles de alertas e avisos aos usuários.
Na etapa da Previsão Estatística (Forecast), a primeira fase do processo, o setor de inteligência de mercado gera previsões utilizando ferramentas estatísticas. Os cálculos estatísticos, baseados em dados históricos, levam em consideração o princípio da continuidade, comportamento passado (sazonalidade, tendência, ciclo), variações irregulares, análises estatísticas (erro, aderência, etc.) e econometria. A própria ferramenta testa diversos modelos matemáticos e apresenta de forma automática o resultado que gerou o menor erro na previsão.
No módulo de Planejar a Demanda (Marketing) as previsões são ajustadas embasadas na perspectiva de demanda da empresa. Neste momento são contempladas as ações que a companhia terá ao longo do horizonte de planejamento e os responsáveis visualizam os números em diferentes níveis da hierarquia (produtos principais, parcerias, exportações e amostras). Todas as alterações e manipulações realizadas na previsão são justificadas pelos usuários (Ex. desconto especial, lançamentos, aumento de preço, evento, etc.). Além disso, neste momento é possível acompanhar as projeções de unidades em termos financeiros e ainda as variações dos ajustes individuais e projeção dos estoques.
No módulo de Planejar as Vendas (Vendas) o comercial realiza seus ajustes na previsão gerada, considerando as expectativas da força de vendas. A estruturação do módulo é semelhante ao do módulo de marketing. Já no módulo de Planejar a Produção (PCP) as áreas de PCP e Logística indicam as restrições fabris, justificando todas as alterações no sistema. Além disso, para esta etapa a empresa dispõe de uma ferramenta para Programação Fina da Produção (PREACTOR APS) que realiza as simulações de produção com capacidade finita, dando realismo à validação dos planos de vendas projetados.
Por fim, no módulo de Reunião de S&OP a previsão de vendas é consensada por todas as áreas envolvidas no processo colaborativo. O sistema organiza a condução da reunião por grupos de produtos e pelas suas respectivas importâncias para a empresa. Após o consenso dos planos, é feito o registro das decisões através de uma área de ATAS, contribuindo assim para a retenção do conhecimento e consultas futuras das estratégias tomadas.
A ferramenta também disponibiliza os módulos de Cockpits e Relatórios onde é possível visualizar e acompanhar de forma rápida e dinâmica as informações mais importantes de cada área, além de indicadores e análises relacionadas ao planejamento de demanda.
Resultados
O projeto de implantação do S&OP no ACHÉ trouxe diversos resultados para a empresa. Os resultados mais impressionantes podem ser assim descritos:
- 40% de aumento da acurácia da Previsão de Vendas
- Eliminação de back orders
Os objetivos estratégicos da companhia foram considerados ao longo do projeto e os resultados atingidos demonstram este alinhamento. De forma detalhada, os benefícios alcançados são apresentados da seguinte forma:
- Otimizaçãode alocação de recursos da Companhia, a partir de planos de demanda projetados com maior acuracidade;
- Maior comprometimento de todos os envolvidos e maior retenção e compartilhamento da inteligência do processo dentro da empresa, através da utilização de uma plataforma única para a gestão das informações;
- Maior eficiência operacional e maior credibilidade dos números projetados, a partir da execução de planos viáveis e com alto índice de assertividade;
- Maior velocidade no processo, em função da automatização e sistematização de todo o processo de Planejamento Colaborativo;
- Elevação das oportunidades de premiação da força de vendas pelo estabelecimento de metas desafiadoras, porém factíveis de serem alcançadas.
