Preactor MULTILAB: Performance de Entrega e Gerenciamento de Estoques

Apresentação

A MULTILAB fabrica medicamentos de marca e genéricos, de venda livre (isentos de prescrição) e tarjados (venda sob prescrição médica) e em embalagens de varejo ou hospitalares.

Contando com cerca de 700 funcionários, a MULTILAB encontra-se dividida em 4 unidades. Na primeira unidade são produzidos comprimidos, cápsulas, semi-sólidos e líquidos; na segunda unidade são produzidas cápsulas e pó; a terceira unidade constitui-se como Laboratório de Pesquisa e Desenvolvimento e a quarta unidade trabalha com injetáveis e é responsável pela fabricação de medicamentos exclusivos para o mercado hospitalar.

Com a missão de desenvolver produtos farmacêuticos que atendam às necessidades da população, a MULTILAB distribui medicamentos para todo o Brasil. Possuindo 100% de capital nacional, a empresa estima um faturamento de R$ 180 milhões para o ano de 2009 através da comercialização de mais de uma centena de produtos.

O Desafio

O processo produtivo da MULTILAB possui complexidades associadas ao segmento de produção de medicamentos que interferem diretamente na atividade de programação. O controle rigoroso de qualidade, essencial em empresas deste setor, introduz Procedimentos Operacionais Padrão que devem ser seguidos e considerados ao longo da programação de alguns tipos de medicamentos. Nesse sentido,  testes com amostragens de materiais, cuidados especiais com os tempos de processo devido a alta perecibilidade dos medicamentos e a elevada especialização exigida a alguns funcionários são algumas das variáveis que fazem parte do processo. No intuito de atender a determinados pedidos importantes, e obter sucesso em licitações, a MULTILAB mantinha altos níveis de estoques de matéria-prima e de material em processo. Por não conhecer a real capacidade de seu processo produtivo e não possuir agilidade para acompanhar o andamento da produção, a garantia de entregas dos pedidos na data solicitada só era possível a partir da manutenção de altos níveis de estoque.

Os custos de manutenção de estoques sempre foram muito significativos na MULTILAB. Salientam-se, entretanto, os custos de oportunidade de investimento do capital e os custos associados aos cuidados especiais de manuseio e de controle, exigidos em função dos componentes serem altamente perecíveis. Somado a isso, destacam-se os altos tempos de setup e a necessidade de sincronizar materiais e componentes para garantir um processo contínuo de produção. Todas estas variáveis tornam a atividade de programação da produção ainda mais complexa.

Em meio a essas restrições, indispensáveis na garantia de bons resultados, a rotina de programar manualmente a produção da MULTILAB mostrava-se desafiadora. Essa programação, que era realizada semanalmente, dispensava muito tempo e não era robusta a ponto de considerar todas as restrições existentes no processo. Com isso, a MULTILAB sofria com um baixo nível de serviço em licitações, desequilíbrio nas linhas produtivas, além de um setor de PCP trabalhando de forma manual e  com pouca informação disponível. O procedimento manual de programação da produção utilizado não oferecia a agilidade necessária para acompanhar o andamento da produção. Por não conseguir reprogramar a fábrica com rapidez, a MULTILAB tinha dificuldades para responder às flutuações do mercado e aos imprevistos comuns que ocorrem no dia-a-dia.  

Por esses motivos, a MULTILAB buscou implementar uma solução APS para Programação Fina da fábrica, permitindo a simulação de cenários e um melhor gerenciamento da sua capacidade produtiva. Após analisar alternativas presentes no mercado, a MULTILAB escolheu o Preactor, como ferramenta especialista em Programação Avançada da Produção, e a Accera Supply Chain Solutions para fornecer o software e realizar a consultoria de implantação.

Os principais objetivos do projeto de Programação Fina realizado na  MULTILAB eram os seguintes: automatização do sequenciamento, sincronismo da produção e redução dos estoques intermediários, otimização dos tempos globais de setup e melhor performance de atendimento aos clientes.

A Solução

Uma vez selecionado o Preactor como software de APS e a Accera Supply Chain  Solutions como consultoria de implantação, deu-se início ao projeto de Programação Fina na MULTILAB. Após um grande mapeamento de processos e desenho de uma solução integrada de PPCP (Planejamento, Programação e Controle da Produção),  verificou-se a necessidade de levantar e revisar  cadastros de recursos e roteiros de fabricação com tempos de operação e setup. Feito isso, foram desenhadas matrizes de setup, considerando o fato de que os tempos de setup, nas linhas de produção da MULTILAB, dependem diretamente da sequência de produção e do recurso selecionado. Após esse levantamento inicial, os cadastros já encontravam-se em um formato adequado para serem inseridos no Preactor.

Em paralelo, foram realizados procedimentos de integração entre o Preactor e o Sistema Coorporativo da MULTILAB. Nos primeiros meses de utilização, a integração se deu com o ERP desenvolvido internamente pela empresa, sendo o funcionamento plenamente satisfatório e gerando os resultados iniciais esperados. Em seguida, para comportar o forte crescimento da MULTILAB, a diretoria da empresa decidiu pela implantação do ERP SAP R3 (ECC 6.0), sendo redirecionada a integração para buscar os dados deste novo sistema corporativo.

Após a realização dos testes integrados entre o PREACTOR e SAP, o projeto entrou em fase de Simulação Operacional e, após as validações desta etapa, partiu-se para a fase de Go-Live, com o início efetivo da utilização da ferramenta.
Desde os primeiros meses de utilização, já era possível visualizar ganhos com o projeto. A possibilidade de visualizar a ocupação de cada centro de trabalho, destacando os detalhes através de diferentes visualizações e cores personalizadas, facilitou bastante no equilíbrio das linhas produtivas e no balanceamento dos recursos. Os relatórios de programação gerados pelo PREACTOR também trouxeram ganhos expressivos no que se refere a melhor organização da execução das tarefas na fábrica.  A ferramenta permitiu que o  programador liberasse a programação através de relatórios com a sequência fina de realização das ordens para todos os recursos produtivos. Alguns destes relatórios foram criados com uma lógica de programação puxada, alinhados aos conceitos de Lean Manufacturing, para garantir o sincronismo e abastecimento das linhas de produção.

Resultados

A programação automatizada gerada pelo Preactor potencializou o processo de programação realizado na MULTILAB. Por reduzir sensivelmente o tempo gasto para programar a produção e gerar cenários de programação confiáveis, que consideram as restrições presentes no processo, o Preactor gerou resultados expressivos que trouxeram uma nova realidade à MULTILAB.

Oferecendo uma visualização global do processo produtivo e da ocupação da fábrica, o Preactor permitiu que os programadores da MULTILAB passassem a ter o controle total sobre a fábrica, decidindo através de análises avançadas de cenários, qual o plano de produção que otimiza a produção fabril e gera melhores resultados estratégicos para a empresa.   

Com a nova ferramenta de programação,  as promessas de entrega da MULTILAB agora estão asseguradas por um plano sistêmico. A confiança que a empresa passou a ter em sua programação foi rapidamente repassada aos seus clientes, através de promessas de entrega precisas. Com isso, a MULTILAB alcançou excelentes resultados relacionados a performance de atendimento a licitações, que subiram de 78% para 94% com a utilização do Preactor.

Além disso, o sincronismo da produção permitiu uma melhor ocupação dos recursos e um melhor balanceamento das linhas produtivas. Consequentemente, a quantidade de material em processo sofreu uma sensível redução que pode ser constatada observando-se a atual situação da fábrica. Os materiais agora são requisitados apenas no momento certo e nas quantidades necessárias, respeitando a um sequenciamento fino gerado pelo Preactor. Além disso, o estoque de matéria-prima sofreu redução de cerca de 80%, através da integração entre a programação com capacidade finita e as políticas de compras de insumos. Salienta-se ainda uma redução de 30% nos tempos de setup da fábrica, obtido a partir do sequenciamento otimizado gerado pelo Preactor.   

Os principais ganhos gerados pelo Preactor estão relacionados ao melhor gerenciamento do estoque, ao planejamento de aquisições de matéria-prima, a redução nos tempos de setup e uma melhor performance de atendimento a licitações. Resultados positivos como esses impactaram diretamente no processo produtivo e nos resultados financeiros da MULTILAB, comprovando o êxito obtido através do projeto de Programação Fina.